Het bezoek dat nooit gerapporteerd werd, en het bewijs dat het plaatsvond

Elk servicebedrijf kent dit bericht. Een klant schrijft: “Deze week is er niemand geweest.” Jij weet dat het bezoek plaatsvond. Maar weten is niet hetzelfde als laten zien.

Deze week kreeg Torre Pool, een zwembadonderhoudsbedrijf aan de Costa Blanca, precies dat bericht. VisitPro hielp hen het binnen enkele minuten te beantwoorden, niet binnen dagen.

Een bezoek zonder rapport

Op maandag 19 oktober deed de eigenaar van Torre Pool het wekelijkse onderhoud bij een van hun villa’s. Om 16:00 werd het werk geopend in VisitPro, met foto’s van het zwembad vóór de start. Daarna werd het zwembad schoongemaakt en volgden de foto’s na afloop.

Daarna ging de telefoon terug in de zak voordat het rapport verstuurd was. Er kwam geen rapport bij de klant aan. Voor de klant leek het alsof er niemand was geweest.

Een paar dagen later kaartte de klant het aan. Op een drukke dag is zo’n fout snel gemaakt. Het is ook precies het soort fout dat vertrouwen kost.

Wat de app al had vastgelegd

Het rapport werd nooit verstuurd, maar het bezoek had wel een spoor achtergelaten in VisitPro. Toen het bedrijf ons om hulp vroeg, lieten onze gegevens over dat werk dit zien:

Ongeveer 19 minuten ter plaatse, op het juiste adres, met foto’s aan het begin en aan het eind.

Een certificaat in plaats van een discussie

Van dat verslag maakten we een kort certificaat van aanwezigheid ter plaatse. Het noemt de woning, de datum en het tijdvak. Het toont de locatiecontrole en de foto’s van voor en na, met het tijdstip van elke foto.

Torre Pool stuurde het naar de klant. De discussie was dezelfde dag voorbij. Geen heen en weer, geen “jouw woord tegen het mijne”.

Waarom dit telt

Een servicebedrijf verkoopt iets wat de klant meestal niet ziet gebeuren. Het zwembad is schoon, de tuin gemaaid, het huis gecontroleerd, vaak terwijl de eigenaar er niet is. Vertrouwen is het product.

Weten dat een bezoek plaatsvond is niet hetzelfde als het laten zien.

Daarom legt VisitPro elk bezoek vast terwijl het gebeurt: wanneer het werk begint, waar de telefoon is, welke foto’s er gemaakt worden en wanneer. Meestal wordt dat verslag gewoon het bezoekrapport dat de klant ontvangt. Op de dag dat er iets misgaat, is het er nog steeds.

We hebben het ook moeilijker gemaakt dat dit nog eens gebeurt. Een gepland bezoek zonder rapport staat nu de volgende ochtend in de lijst met gemiste bezoeken van het team, en kan nog steeds later gerapporteerd worden, gedateerd op de dag dat het verstuurd wordt.

Voor servicebedrijven

Doe je zwembadonderhoud, tuinwerk, schoonmaak of woningcontroles? Vraag jezelf dan af: als een klant morgen zegt “er is niemand geweest”, hoe lang duurt het voordat je het tegendeel bewijst?

Met VisitPro is het antwoord: een paar minuten. Bekijk hoe het werkt voor zwembadonderhoudsbedrijven.